Heureusement, il existe des moyens d’accélérer ce processus et d’obtenir même en temps réel une vision claire de vos chiffres financiers. Lisez la suite si vous souhaitez savoir comment consulter les données financières de votre entreprise plus d’une fois par trimestre.
Transmettre quotidiennement des documents à votre comptable
Pour obtenir des insights en temps réel, il est essentiel d’envoyer vos documents à votre comptable chaque jour. Votre comptable doit également pouvoir les traiter rapidement.
Une méthode populaire pour ce faire est l’utilisation de Clearfacts, une plateforme qui crée une autoroute numérique entre les entrepreneurs et leurs comptables.
Clearfacts vous permet de téléverser différents types de documents : factures entrantes, reçus scannés, documents de vente et divers autres fichiers, comme ceux provenant de votre secrétariat social. Vous pouvez ainsi transmettre tous les documents nécessaires à votre comptable chaque jour ou chaque semaine, au lieu de tout regrouper une fois par trimestre.
Il existe plusieurs façons d’envoyer ces documents :
- Se connecter à Clearfacts et glisser les documents manuellement dans l’outil,
- Envoyer en copie (BCC) les factures entrantes et sortantes à une adresse email spécifique pour les importer automatiquement,
- Scanner les tickets via l’application Clearfacts (Android, iOS) – fini les tickets perdus ou effacés, scannez-les dès que vous les recevez,
- Téléverser chaque jour vos extraits bancaires automatiquement grâce au format CODA, via Codabox.
Grâce à ces informations, votre comptable peut traiter vos documents chaque jour. Clearfacts s’occupe du reste :
- Scanner et reconnaître les documents – plus besoin de saisir manuellement les chiffres des factures,
- Mettre à jour vos indicateurs financiers et rapports clés.
Conseil : consultez notre article Ce que vous devez savoir sur CODA pour en savoir plus sur l’envoi automatisé d’extraits bancaires à votre comptable.
Scanner ses tickets avec Clearfacts, comment ça marche ?
Tickets de restaurant, de carburant, reçus de caisse… Plus besoin de les garder dans la voiture ou le portefeuille pour qu’ils s’effacent ou se perdent. Avec l’app Clearfacts, vous les scannez dès que vous les recevez.
Accès aux indicateurs financiers en temps réel avec le tableau de bord
En téléversant vos documents régulièrement, votre comptable peut les comptabiliser selon la fréquence convenue (quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle). Vous obtenez ainsi un aperçu en temps réel de vos indicateurs clés via le tableau de bord financier sur la page d’accueil de Clearfacts.
Grâce à l’app Clearfacts (accessible via votre navigateur), vous avez un accès immédiat à :
- Le résultat de l’entreprise par période comptable
- Les revenus et charges de l’exercice en cours
- La répartition des coûts par catégories principales
- Les tendances en matière de liquidité et de résultat
- Les créances et dettes
- Votre trésorerie
Cela vous permet de suivre la santé financière de votre entreprise à tout moment, et de réagir rapidement – sans attendre la fin de l’exercice et de mauvaises surprises.
Générer des rapports financiers
Autrefois, il fallait attendre que votre comptable vous fournisse un bilan ou un compte de résultats. Aujourd’hui, avec Clearfacts, vous pouvez accéder à différents rapports financiers à tout moment de la journée (et de la nuit, on ne juge pas ).
Vous pouvez générer des rapports pour l’exercice et la période de votre choix, notamment :
- Balance âgée clients : Montre les montants dus par rapport à l’échéance des documents sur une période de 30 jours. Cela permet de prévoir votre encaisse à venir.
- Balance âgée fournisseurs : Montre les montants à payer par rapport à leur échéance. Utile pour planifier votre trésorerie sortante.
- Top 10 clients : Classement des clients par chiffre d’affaires – un bon indicateur des sources de revenus principales.
- Top 10 fournisseurs : Classement des fournisseurs par montant de dépenses – pour identifier les plus gros postes de coût.
- Performance opérationnelle : Présente deux indicateurs clés : EBIT et EBITDA, reflétant le résultat opérationnel hors structure de capital et fiscalité.
- Compte de résultats : Vue d’ensemble des recettes et dépenses par exercice et période – indique si vous êtes en bénéfice ou en perte.
- Bilan : Instantané des actifs et passifs – montrant ce que possède votre entreprise et comment cela est financé.
Avec ces rapports, vous analysez rapidement vos données financières et prenez des décisions basées sur des informations actuelles.
Des insights détaillés grâce à l’archive
Outre les rapports, Clearfacts propose également une archive complète de tous vos documents téléversés. Vous pouvez y effectuer des recherches par mots-clés, type de revenus ou dépenses, client ou fournisseur, périodes comptables, dates, montants…
Par exemple : vous souhaitez savoir combien vous avez dépensé pour votre flotte de véhicules ce trimestre ? Ou connaître les frais de restaurant du mois dernier ? Grâce aux filtres, vous accédez à ces informations sans déranger votre comptable le week-end.
Conclusion – Créez une autoroute numérique entre vous et votre comptable avec Clearfacts
Obtenir une vision en temps réel de la situation financière de votre entreprise est essentiel pour prendre des décisions rapidement. En envoyant vos documents chaque jour à votre comptable via Clearfacts, vous avez accès à ces insights dès que vous en avez besoin.
Avec les rapports générés automatiquement et l’archive filtrable, vous disposez de toutes les informations nécessaires pour analyser vos données financières en profondeur.
Vous souhaitez vous aussi suivre vos indicateurs et évolutions en temps réel ? Demandez à votre comptable d’utiliser Clearfacts comme portail client. Cela facilitera grandement sa vie, et la vôtre.
En tant que partenaire officiel Clearfacts, 4 Business Software vous accompagne dans l’intégration de cet outil puissant. Vous voyez la valeur ajoutée de Clearfacts, mais votre comptable ne l’utilise pas encore ? Partagez notre site avec lui, ou contactez-nous avec ses coordonnées. Nous serons ravis de lui proposer une démo, afin que vous puissiez économiser du temps sur votre pré-comptabilité et mieux maîtriser vos données financières actuelles.
