Vous venez de clôturer un excellent mois. Tous vos indicateurs sont au vert, et vous regardez fièrement les résultats obtenus. Pourtant, vous ne voyez pas cette réussite se refléter sur votre compte bancaire. Le coupable ? Les factures impayées.
Les factures impayées ont un impact important sur la trésorerie et la santé financière des entreprises, surtout pour les PME. Heureusement, il existe des solutions pour accélérer le paiement de vos factures par vos clients.
Évitez les erreurs sur vos factures
Une des principales raisons de retard de paiement est la présence d’erreurs sur les factures : montants incorrects, coordonnées clients manquantes, fautes de frappe dans les numéros de compte… la liste est longue.
Vous créez encore vos factures manuellement ? Alors il y aura toujours un risque d’erreur, nécessitant des corrections fastidieuses. Et votre client ? Il attendra probablement que la facture soit 100 % correcte avant de payer. Résultat : vous patientez plus longtemps pour recevoir votre argent.
Un bon logiciel de facturation réduit considérablement les risques d’erreurs grâce à :
- La numérotation automatique des factures,
- Le pré-remplissage automatique des coordonnées clients,
- L’extraction automatisée des prix et descriptions depuis une base de données centrale,
- Le calcul automatique des sous-totaux et totaux,
- Le calcul automatique de la TVA.
De plus, créer une facture avec des outils comme Teamleader, Exact Online ou WinBooks Logistics est bien plus rapide qu’avec Word, Excel ou InDesign.
Automatisez vos factures récurrentes pour les abonnements
Les revenus récurrents ? Ce sont les meilleurs revenus. Chaque mois, trimestre ou année, ils génèrent des rentrées d’argent prévisibles. Les abonnements sont parfaits pour être automatisés.
Pourquoi gérer manuellement les dates auxquelles chaque client doit recevoir sa facture d’abonnement ? Laissez votre logiciel de facturation s’en charger.
Vous configurez une fois ce qui doit apparaître sur la facture, pour quel client et à quelle fréquence. Le logiciel prend ensuite le relais en générant et envoyant automatiquement la facture à chaque période d’abonnement.
Cela garantit que vos clients reçoivent leurs factures à temps, réduisant fortement le risque de paiements tardifs.
Vous facturez régulièrement, mais pas nécessairement sous forme d’abonnement fixe ? L’automatisation est aussi possible ! Par exemple, Exact Online permet de créer automatiquement des factures selon un modèle récurrent (toutes les 4 semaines, tous les 2 mois…). Le système récupère automatiquement les heures prestées et les frais engagés dans un projet et génère la facture correspondante.
Rappels de paiement automatiques
Admettons-le : tout le monde oublie parfois de régler une facture. Et ce n’est généralement pas par mauvaise volonté. Un rappel amical fait souvent des miracles pour récupérer votre argent. Cependant, relancer manuellement chaque client est chronophage.
C’est précisément pour cette raison que les rappels automatiques existent. Vous définissez quelques règles simples, et votre logiciel envoie automatiquement un ou plusieurs emails de rappel à vos clients. Vous pouvez par exemple :
- Prévenir votre client deux jours avant la date d’échéance de la facture ;
- Envoyer un rappel le jour même de l’échéance ;
- Envoyer d’autres rappels supplémentaires si la facture n’est toujours pas réglée après échéance.
Le tout sans devoir y consacrer votre temps précieux.
Certains outils sont même spécialisés exclusivement dans le suivi et la relance des factures. Clearnox, par exemple, est une solution cloud qui s’intègre à votre système comptable ou logiciel de facturation existant pour simplifier considérablement la gestion des relances. Avec Clearnox, vous conservez votre workflow habituel, tout en réduisant jusqu’à 50 % le temps passé à relancer vos clients.
Connexion à l’e-invoicing & au réseau PEPPOL
L’avenir de la facturation passe par les factures électroniques (« e-invoicing ») et le réseau Pan-European Public Procurement On-Line (PEPPOL), qui facilite les transactions entre entreprises et administrations publiques.
En préparant dès maintenant vos systèmes à ces standards, vous faites un pas vers la compatibilité internationale et une meilleure efficacité. L’e-invoicing via PEPPOL standardise le processus, rendant vos échanges commerciaux plus rapides, moins coûteux et plus sécurisés, autant de points importants pour limiter les paiements tardifs.
C’est le moment d’agir !
Vous souhaitez être payé plus rapidement et économiser du temps sur vos tâches administratives ? Prenez rendez-vous avec l’un de nos experts. Ensemble, nous analyserons quel logiciel de facturation correspond le mieux à votre activité et à votre équipe.
