La facturation électronique, ou « e-invoicing », consistant à envoyer et traiter des factures électroniquement, gagne de plus en plus en popularité. Elle offre de nombreux avantages, mais présente également quelques inconvénients à considérer. Dans cet article, nous passerons en revue les principaux avantages et inconvénients de la facturation électronique en 2024.
Avantages de la facturation électronique
Réduction de l’utilisation du papier et contribution à la durabilité
L’un des avantages majeurs de l’e-invoicing est qu’elle permet de diminuer l’usage du papier. En envoyant et en recevant des factures de manière électronique, vous contribuez à préserver l’environnement. Les entreprises qui adoptent la facturation électronique soutiennent ainsi une gestion plus durable.
Minimisation des erreurs sur les factures
La facturation électronique réduit considérablement le risque d’erreurs, comme les fautes de frappe ou les erreurs de calcul fréquentes dans un traitement manuel. Avec l’e-invoicing, le système génère et envoie automatiquement vos factures électroniques, limitant ainsi fortement les erreurs et rendant le processus de facturation plus précis et efficace.
Gain de temps et réduction des coûts
Traiter manuellement des factures peut être chronophage, aussi bien pour l’émetteur que pour le destinataire. La facturation électronique automatise entièrement ce processus.
Fournisseurs et clients peuvent désormais créer, envoyer et traiter rapidement leurs factures, éliminant ainsi la lourdeur administrative que chaque entrepreneur redoute, tout en réduisant les coûts associés.
Amélioration de la trésorerie
Un autre avantage significatif de la facturation électronique est la rapidité des paiements. Contrairement aux factures PDF ou papier qui doivent être saisies manuellement dans les logiciels comptables, une e-facture est directement intégrée, accélérant ainsi le processus de paiement.
Cela améliore la trésorerie de votre entreprise, puisque les factures sont réglées plus rapidement et vous perdez moins de temps à relancer les paiements en attente.
Meilleure protection contre la fraude à la facture
La fraude à la facture constitue une préoccupation croissante pour les entreprises, toutes tailles confondues. Face à l’augmentation des tentatives d’escroqueries par phishing, comme par exemple la fraude au CEO (un employé reçoit un e-mail frauduleux prétendant provenir de son patron), il est essentiel de protéger votre entreprise.
Les hackers peuvent tenter d’accéder à des informations confidentielles telles que des données financières ou client. Heureusement, Peppol est là ! Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) est un réseau qui permet aux entreprises et institutions publiques d’échanger des documents électroniques, comme des factures, de manière sécurisée et efficace. Associé à la facturation électronique, Peppol protège votre entreprise contre la fraude grâce à :
- Communication sécurisée : Peppol applique des protocoles de sécurité rigoureux assurant la confidentialité et l’intégrité des échanges.
- Authentification et autorisation : Peppol vérifie les identités, garantissant l’authenticité des factures et facilitant la détection des fraudes.
- Données standardisées : L’utilisation d’un format standard facilite la vérification des données et la détection d’éventuelles anomalies.
- Traitement rapide : L’e-facturation accélère le processus de facturation, permettant une détection et une réaction rapides en cas de fraude.
- Automatisation : Peppol et l’e-facturation automatisent les processus, limitent les erreurs humaines et rendent ainsi la fraude plus difficile.
Pour plus d’informations sur la protection contre la fraude offerte par Peppol et l’e-invoicing, consultez cet article : https://4bs.com/nl/e-facturatie-peppol-beschermen-tegen-factuurfraude/
Bien sûr, des mesures de sécurité complémentaires restent essentielles, comme le chiffrement, le contrôle des accès et des outils de surveillance permettant de sécuriser davantage le processus de facturation électronique. De plus, il est recommandé de collaborer avec des éditeurs de logiciels fiables, appliquant des protocoles de sécurité stricts.
Fin des problèmes d’interopérabilité
Actuellement, échanger des factures entre différents systèmes peut être possible, mais reste complexe et demande souvent un travail supplémentaire pour assurer la bonne transmission et interprétation des données.
En revanche, une facture électronique se présente sous forme de données structurées (XML). Les données sont toujours organisées de manière identique grâce au standard UBL (Universal Business Language).
Cette structure facilite la numérisation complète du processus de facturation. Les e-factures peuvent ainsi être lues et traitées automatiquement, sans intervention humaine ou systèmes dédiés à la reconnaissance de factures scannées ou PDF.
Inconvénients de la facturation électronique
Tous les clients ou fournisseurs ne sont pas encore prêts
Même si de nombreuses entreprises passent à l’e-facturation, certains clients ou fournisseurs ne sont pas encore équipés pour recevoir des factures électroniques. Certaines entreprises doivent donc encore envoyer des factures papier parallèlement aux versions électroniques, créant une charge administrative supplémentaire et une certaine inefficacité.
Cependant, ce problème disparaîtra dès 2026, lorsque toutes les entreprises belges devront obligatoirement passer à la facturation électronique. Vous n’étiez pas au courant ? Cet article vous informe des dernières mises à jour : https://4bs.com/fr/la-facturation-electronique-est-elle-obligatoire-en-belgique-nouvelles-informations-pour-2025-2026/
Investissements initiaux en technologie et en formation
La mise en place de la facturation électronique implique des investissements initiaux en technologie et formation. Les entreprises doivent investir dans des solutions logicielles adaptées à l’e-facturation, ainsi que dans la formation de leurs collaborateurs à ces nouveaux systèmes.
Ces investissements engendrent des coûts supplémentaires à prendre en compte.
Conclusion
La facturation électronique présente de nombreux avantages tels que la réduction du papier, la diminution des erreurs, l’économie de temps et d’argent, une meilleure trésorerie, et un échange sécurisé des factures.
L’interopérabilité constitue un avantage notable, mais prendra tout son sens dès 2026 lorsque toutes les entreprises seront passées à l’e-invoicing. À partir de ce moment-là, le seul véritable inconvénient restera l’investissement initial, inévitable.
Avec une bonne planification, une mise en œuvre efficace et des mesures de sécurité adéquates, la facturation électronique peut dès 2024 apporter une réelle valeur ajoutée à votre activité.
