En Belgique, l’obligation de la facturation électronique, ou e-invoicing, pour toutes les entreprises belges facturant à d’autres entreprises, est reportée de 2024 à 2026.
Cela signifie que les entreprises belges disposent encore d’un peu de temps supplémentaire pour se préparer à ce changement.
Mais quelles sont les étapes à suivre pour mettre en œuvre efficacement la facturation électronique dans vos processus financiers ?
La facturation électronique devient la norme en Belgique à partir de 2026
À partir de janvier 2026, la facturation électronique sera obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA (B2B) en Belgique, y compris les PME, les indépendants et les freelances.
À cette date, les factures PDF ne seront plus acceptées comme méthode de facturation entre entreprises.
À la place, il faudra utiliser une e-facture basée sur le format UBL (Universal Business Language).
Il sera toutefois toujours autorisé d’envoyer un PDF comme pièce jointe supplémentaire.
Qu’est-ce que la facturation électronique (e-invoicing) ?
La facturation électronique, aussi appelée e-invoicing, consiste à numériser et automatiser le processus de facturation.
Elle offre de nombreux avantages par rapport aux factures papier traditionnelles : traitement plus rapide et plus efficace, réduction de la charge administrative, méthode fiable et sécurisée, et enfin, une solution durable qui permet de réduire les coûts.
Étapes pour mettre en place la facturation électronique
Pour réussir l’intégration de la facturation électronique dans les processus financiers d’une entreprise, plusieurs étapes sont nécessaires :
- Analyse : Commencez par explorer les différentes options et prestataires en matière de solutions e-invoicing. Assurez-vous de choisir un outil qui répond aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Par exemple, Exact Online, WinBooks et Teamleader sont déjà entièrement conformes aux exigences de la facturation électronique. - Préparation : Faites un inventaire de tous les processus internes qui seront affectés par cette transition. Identifiez les points de blocage et recherchez des solutions adaptées.
- Sélection : Choisissez une solution de facturation électronique appropriée et implémentez-la dans votre entreprise. Veillez à ce que le personnel reçoive une formation suffisante pour bien utiliser les nouveaux systèmes.
- Tests : Effectuez des tests approfondis pour vous assurer que la solution fonctionne correctement et s’intègre bien à vos systèmes existants.
- Communication : Informez vos clients, fournisseurs et autres parties prenantes de cette transition. Expliquez clairement ce qui change et comment ils doivent s’y adapter.
- Suivi et évaluation : Surveillez la mise en œuvre de l’e-invoicing et évaluez régulièrement si les nouveaux systèmes répondent aux attentes. Apportez les ajustements nécessaires pour améliorer l’efficacité et la fiabilité du processus.
En suivant ces étapes, les entreprises peuvent réussir leur transition vers la facturation électronique et profiter de tous les avantages que cela implique.
Conclusion
Même si l’obligation de la facturation électronique a été reportée à 2026 en Belgique, il est essentiel que les entreprises se préparent dès maintenant à ce changement.
En prenant les bonnes mesures — recherche, préparation, sélection, test, communication et suivi — les entreprises peuvent effectuer une transition réussie vers l’e-invoicing et bénéficier d’un processus de facturation plus efficace et plus sûr.
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