Une obligation légale s’accompagne malheureusement aussi de sanctions. Et depuis le 8 juillet 2025, nous savons via cet Arrêté Royal que les amendes pour non-respect de l’obligation liée à Peppol peuvent aller jusqu’à 5.000 €.
C’est quoi exactement Peppol ?
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) est un réseau européen permettant aux entreprises et aux autorités d’échanger des factures électroniques structurées. Il ne s’agit donc pas d’un PDF par e-mail, mais d’une facture lisible par machine dans un format standardisé (Peppol BIS en structure UBL).
Il existe donc bel et bien une grande différence entre un PDF et une e-facture, comme vous pouvez le lire dans notre article « Quelle est la différence entre une facture PDF et une e-facture ? ».
Le grand avantage ? Votre logiciel comptable lit directement la facture, sans qu’aucune saisie manuelle ne soit nécessaire. Moins d’erreurs, traitement plus rapide, plus d’automatisation.
À partir de quand Peppol sera-t-il obligatoire ?
À partir du 1er janvier 2026, vous êtes obligé d’envoyer toutes vos factures B2B électroniquement via Peppol. Les factures PDF ne seront plus valables pour les transactions B2B.
Important : vous devez aussi être capable de recevoir des factures via Peppol.
N’oubliez pas : les entreprises B2C doivent aussi pouvoir recevoir des factures via Peppol
Beaucoup d’entrepreneurs pensent : “Je vends uniquement à des particuliers, donc cela ne me concerne pas.” Mais ce n’est pas tout à fait vrai.
Même si vous n’envoyez aucune facture à d’autres entreprises, vous êtes en tant qu’entreprise assujettie à la TVA quand même obligé de pouvoir recevoir des e-factures via Peppol. Car vos fournisseurs (comme votre fournisseur d’énergie, d’internet ou votre compagnie des eaux) vous enverront bientôt leurs factures via Peppol.
Vos fournisseurs peuvent encore vous envoyer une copie par mail ou courrier, mais uniquement en complément d’une e-facture envoyée via Peppol, qui sera la seule facture juridiquement valide pour les transactions B2B à partir du 1er janvier 2026.
Vous êtes boulanger, fleuriste, coiffeur, indépendant dans les soins de santé, … ? Alors vous devez aussi être techniquement prêt à recevoir des factures Peppol.
Et oui, vous aussi risquez une amende si cela ne fonctionne pas.
Quelles sont les conséquences et sanctions si vous n’êtes pas prêt pour Peppol ?
Les amendes pour les entreprises qui ne peuvent pas envoyer ou recevoir via Peppol sont sévères et non proportionnelles :
- 1.500 € pour une première infraction
- 3.000 € pour une deuxième infraction
- 5.000 € pour toute infraction à partir de la troisième
Une infraction constatée ? Vous avez alors 3 mois pour vous mettre en ordre avant qu’une nouvelle sanction ne puisse être infligée.
Le fiscus n’envoie pas d’avertissement préalable, donc mieux vaut être en ordre à l’avance.
Vous créez des problèmes pour vos fournisseurs si vous ne pouvez pas recevoir d’e-factures
Pour qu’un fournisseur puisse vous envoyer une e-facture, vous devez être enregistré dans le réseau Peppol. Si ce n’est pas le cas, il reçoit un message d’erreur. Résultat : attendez-vous à un coup de fil ou un e-mail vous demandant de finaliser votre enregistrement. Car sans cela, il ne peut pas vous envoyer de facture juridiquement valable.
Les amendes existantes pour erreurs de facturation restent en vigueur
Il est important de savoir que les amendes existantes pour absence de facturation, factures incomplètes ou incorrectes restent d’application. Les nouvelles sanctions Peppol viennent donc s’ajouter aux pénalités déjà prévues.
Nouvelle directive concernant le calcul de la TVA
L’Arrêté Royal prévoit aussi une nouvelle règle pour l’arrondissement de la TVA. Dès le 1er janvier 2026, celle-ci ne pourra plus être arrondie ligne par ligne, mais uniquement sur le total par taux de TVA.
Continuer à arrondir ligne par ligne peut créer des différences de quelques centimes. Et ce sont précisément ces différences qui provoquent des erreurs dans les systèmes comme Peppol. Votre facture ne sera alors pas valide, ce qui peut entraîner des discussions lors d’un contrôle, et donc des amendes.
Envoyer et recevoir des e-factures via Peppol, ce n’est pas compliqué
Le bon logiciel fait en sorte que vous n’ayez pas à vous soucier des obligations liées à Peppol. Au contraire : un bon système de facturation va même vous simplifier la vie.
Une fois tout bien configuré, l’envoi et la réception d’e-factures se fait entièrement automatiquement, sans que vous deviez penser à des structures XML ou des normes techniques. Vous créez votre facture comme d’habitude, et le logiciel s’occupe du reste.
Les factures entrantes arrivent via un point central. Là où une facture papier peut se perdre ou un e-mail finir en spam ou rester bloqué pendant les congés, une e-facture arrive toujours à destination.
Bon à savoir : le gouvernement prévoit une déduction fiscale majorée de 120% pour les dépenses liées à Peppol et à l’e-facturation. En savoir plus dans notre article « Déduction majorée de 120% pour Peppol/e-facturation jusqu’au 31 décembre 2027 ».
Comment dbBase vous aide à vous préparer à Peppol ?
Chez dbBase, vous êtes au bon endroit pour effectuer la transition vers l’e-facturation sans stress. Nous ne sommes pas juste un fournisseur de logiciels: nous sommes votre partenaire IT qui réfléchit avec vous, configure, intègre et vous accompagne.
Que vous utilisiez Exact Online, WinBooks, ClearFacts ou un autre outil, nous veillons à ce que tout soit prêt pour répondre aux exigences Peppol.
Que faisons-nous concrètement pour vous ?
- Nous préparons votre logiciel de facturation ou comptabilité à Peppol
- Nous vérifions que vous pouvez envoyer et recevoir correctement
- Nous nous assurons que vos règles de TVA soient correctement appliquées
- Nous intégrons vos logiciels existants (ERP, CRM, …) à votre facturation
- Nous formons votre équipe pour une adoption rapide
- Nous restons disponibles pour le support et les mises à jour après le démarrage
Et le meilleur dans tout ça ? Vous n’avez besoin d’aucune connaissance technique. Vous nous expliquez comment vous travaillez, et nous nous chargeons du reste, de manière efficace et sans tracas.
Pas de stress, pas d’amendes, pas de panique de dernière minute en décembre 2025. Juste une facturation qui roule, soutenue par une équipe qui connaît vraiment votre entreprise.
Vous voulez en savoir plus ? Contactez-nous dès aujourd’hui et voyons ensemble comment rendre votre entreprise conforme à Peppol.
