À partir du 1er janvier 2026, l’envoi de factures (électroniques) via le réseau Peppol deviendra obligatoire pour toutes les transactions B2B en Belgique. Cela signifie que vous devrez pouvoir envoyer et recevoir vos factures via Peppol. L’envoi de factures par e-mail (ou même par courrier) restera autorisé, à condition qu’elles soient également transmises via Peppol à votre client.
WinBooks a travaillé dur ces derniers mois pour rendre WinBooks Classic, WinBooks-on-Web et WinBooks Logistics compatibles avec Peppol. Voici comment cela se passe concrètement.
Qu’est-ce que Peppol ?
Peppol est un réseau numérique permettant aux entreprises et aux autorités publiques d’échanger des factures électroniques de manière sécurisée. Le réseau repose sur un ensemble de normes européennes qui assurent une méthode de facturation uniforme dans l’UE. Les factures sont envoyées au format UBL (Universal Business Language), une structure lisible par machine qui facilite le traitement automatique.
Le grand avantage ? Les factures sont automatiquement livrées au bon destinataire via un réseau sécurisé de Points d’Accès Peppol reconnus. Cela réduit fortement le risque d’erreurs ou de fraudes, et accélère considérablement le traitement. Fini les PDF ou l’encodage manuel : Peppol permet une facturation 100 % numérique, efficace et fiable.
Nouvelles formules d’abonnement : Send & Receive
WinBooks propose trois formules claires pour la facturation électronique : Invoicing Send, Invoicing Receive et Invoicing Send & Receive.
Dans cet article, nous nous concentrons sur les entreprises disposant de leur propre environnement WinBooks Classic ou WinBooks-on-Web.
Les fiduciaires trouveront ici toutes les infos sur WinBooks E-invoicing Send & Receive pour leur administration.
Pour connaître le tarif exact lié à votre licence WinBooks, contactez-nous via le formulaire ci-dessous ou par téléphone au 068 25 02 02
Recevoir des e-factures dans WinBooks Classic & WinBooks-on-Web
Recevoir des e-factures via Peppol : c’est bientôt possible avec WinBooks Classic et WinBooks-on-Web. WinBooks a choisi d’intégrer cette fonction dans le module existant Virtual Invoice.
Une bonne nouvelle pour tous ceux qui utilisent déjà Virtual Invoice ! Dès que la fonctionnalité Peppol sera activée dans WinBooks, il vous suffira d’enregistrer WinBooks comme Point d’Accès sur le réseau Peppol. Toutes les e-factures de vos fournisseurs arriveront alors automatiquement dans WinBooks.
Les avantages de Virtual Invoice
WinBooks Virtual Invoice vous permet de lier facilement vos documents aux écritures comptables correspondantes. Il ne s’agit pas uniquement de factures de vente, mais aussi de factures d’achat, bons de livraison, contrats et autres documents utiles. Tout est centralisé dans une archive numérique claire et totalement intégrée à votre comptabilité.
Consultant WinBooks/Exact Online Stan de dbBase vous montre dans cette vidéo comment fonctionne Virtual Invoice.
Un des grands atouts de Virtual Invoice est le traitement automatique des factures. Le système va plus loin que la simple numérisation : grâce à la technologie OCR intelligente (Reconnaissance Optique de Caractères), les données comme les montants, les fournisseurs et les dates sont automatiquement lues et encodées correctement. Vous gagnez du temps et évitez les erreurs liées à l’encodage manuel.
Recevoir des e-factures avec Virtual Invoice
Vous n’utilisez pas encore Virtual Invoice ? Deux formules vous permettent de démarrer. En fonction de votre licence WinBooks, vous entrez dans la formule ‘Business’ ou ‘Enterprise’.
E-invoicing Business Receive utilise le module Virtual Invoice Light, qui permet d’importer des e-factures sans générer automatiquement de propositions comptables.
Vous souhaitez que WinBooks remplisse automatiquement les champs à partir des données de vos factures reçues ? Il vous faudra alors passer à l’abonnement Enterprise, qui utilise le module Virtual Invoice Full.
La formule Business prévoit une politique de fair use de 250 documents par mois.
Enterprise utilise le module Virtual Invoice Full, avec une fair use policy beaucoup plus élevée : 1000 documents par mois. Vous pouvez aussi acheter des Cartridges pour générer automatiquement des propositions comptables. Un ‘crédit’ équivaut à une page scannée. Plus vous scannez, moins vous payez par page.
Envoyer des e-factures avec WinBooks Classic & WinBooks-on-Web
Pour envoyer des e-factures, WinBooks enrichit le module de facturation existant, que vous pouvez ajouter à votre environnement WinBooks. Ce module est déjà disponible dans WinBooks Classic et WinBooks-on-Web. Après activation, vous continuez à travailler dans votre environnement WinBooks habituel, avec une fonctionnalité en plus.
Ce module permet de créer des factures et de les envoyer via Peppol. Grand avantage : toutes les factures envoyées sont automatiquement comptabilisées.
Il n’est pas possible de créer des offres via ce module.
Pour plus d’informations sur l’installation, l’activation de votre Point d’Accès Peppol et la fair use policy de cet outil de facturation, n’hésitez pas à nous contacter.
Licence combinée WinBooks E-invoicing Send & Receive à tarif avantageux
Les modules d’envoi et de réception de factures électroniques dans WinBooks Classic & WinBooks-on-Web peuvent être achetés séparément.
Vous souhaitez envoyer et recevoir des documents Peppol dans WinBooks ? Une licence combinée est disponible à un tarif préférentiel.
Cette licence combinée garde les fair use policies des licences individuelles.
Important : Dès que vous utilisez ces modules, WinBooks doit être enregistré comme Point d’Accès Peppol. Si vous avez des questions ou si vous souhaitez que dbBase le configure pour vous, contactez notre support : https://www.dbbase.be/support/
Vous n’êtes pas encore client chez dbBase et vous souhaitez passer à WinBooks ? Contactez-nous également via https://www.dbbase.be/contact/
Et pour la facturation électronique & Peppol dans WinBooks Logistics ?
Vous utilisez WinBooks Logistics ? Bonne nouvelle : ce package est déjà compatible Peppol pour l’envoi de factures électroniques, à condition de disposer du module de facturation. Il faut également que Logistics soit enregistré comme Point d’Accès Peppol. Vous avez un doute ou souhaitez que nous configurions cela pour vous ? Contactez notre support : https://www.dbbase.be/support/
Étant donné que WinBooks Logistics est fortement orienté ERP et principalement destiné à l’envoi de documents, nous recommandons l’utilisation de WinBooks Classic en combinaison avec le module Virtual Invoice pour recevoir et traiter les e-factures.
Vous avez des questions ou souhaitez savoir quelle formule est la plus adaptée à votre entreprise ? Contactez-nous. Nous accompagnons avec plaisir nos clients existants, ainsi que les entreprises qui souhaitent se préparer à l’obligation de facturation électronique.
